تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی برای تمام اشخاص حقوقی و حقیقی گروه اول الزامی می باشد. در این دفاتر باید رویدادهای مالی و فعالیت های اقتصادی اشخاص ثبت شوند و در موعد مقرر به سازمان امور مالیاتی تحویل داده شوند. توجه داشته باشید که تحریر دفاتر قانونی توسط افراد متخصص انجام می شود تا هیچگونه مشکلی به وجود نیاید. زیرا خط خوردگی، لاک گرفتگی و … در این دفاتر ممنوع است.

تحریر دفاتر قانونی چیست؟

تحریر دفاتر قانونی به عهده حسابداران است و گاهی اوقات از شرکت خدمات حسابداری نیز کمک گرفته می شود.این امر کمک می کند تا در نحوه نوشتن دفاتر قانونی هیچ مشکلی ایجاد نشود. دفاتر قانونی حسابداری به دو دسته رسمی ( قانونی) و غیر رسمی ( کمکی) تقسیم بندی می شوند که نوع رسمی آن اهمیت ویژه ای برای سازمان امور مالیاتی دارد

برای نوشتن دفاتر قانونی از قوانین خاصی استفاده می شود. اگر تحریر به درستی انجام نشود این دفاتر فاقد ارزش خواهند بود. به طور مثال یکی از قوانین این است که در انتهای این دفاتر به صورت مورب و با خودکار نوشته شده باشد، خط خوردگی و لاک گرفتگی کاملا ممنوع است و تمام کلمات باید خوانا درج شوند. اطلاعاتی که در این دفاتر درج می شوند نباید امکان پاک شدن داشته باشند.

تاخیر در تحریر دفاتر قانونی

کلیه سازمان ها و شرکت هایی که مشمول پرداخت مالیات هستند باید دفاتر قانونی خود را در انتهای سال مالی به اداره امور مالیات تحویل دهند. در صورتی که تحویل آن ها با تاخیر انجام شود ۲۰% جریمه علاوه بر مالیات اصلی شامل آن ها خواهد شد. این قانون کمک کرده تا بسیاری از شرکت ها اقدام به تحویل به موقع دفاتر کنند.

انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری

دفتر روزنامه : مهم ترین دفتر حسابداری به شمار می رود و شامل دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی است. تمام رویدادهای ثبت شده در این دفتر باید بر اساس تاریخ وقوع باشد و ثبت روزانه آن ها مهم است.

دفتر کل: تهیه و تنظیم ترازنامه و صورت های مالی بر اساس اطلاعات مندرج در دفتر کل انجام می شود. تمام حساب هایی که در دفتر روزنامه ثبت شده اند باید با فاصله زمانی بیشتری به دفتر کل منتقل شوند.

دفتر دارایی : دارایی های منقول و غیرمنقول شرکت از طریق دفتر کل در دفتر دارایی ثبت می شوند و این اطلاعات باید توسط مدیر شرکت تایید شوند.

دفتر معین : حساب های دفتر کل به طور جداگانه، دقیق و با جزئیات به دفتر معین منتقل می شوند.

دفتر کپیه : این روزها دفتر کپیه قدیمی شده و جزو دفاتر منسوخ شده به حساب می آید. در سال های گذشته تمام اسناد مالی، فاکتورها، نامه ها و … بر اساس تاریخ وقوع در این دفتر ثبت و نگهداری می شدند.

جریمه خط‌ خوردگی دفاتر قانونی

در تحریر دفاتر قانونی نباید خط خوردگی وجود داشته باشد. این دفاتر باید عاری از اشتباه و خطا باشند. در غیر این صورت دفاتر رد می شوند و علاوه بر اعمال جریمه، مالیات به طور علی الراس محاسبه می شود. دفاتر قانونی باید توسط اداره ثبت شرکت ها، دارای پلمپ باشند و از یک شماره اختصاصی برای درج در اظهارنامه مالیاتی برخوردار باشند. مطمئنا دفاتری که از بیرون خریداری می شوند جزو دفاتر قانونی محسوب نمی شوند و از نظر ممیزین مالیاتی، غیر قانونی و غیر رسمی هستند.

به منظور نوشتن دفاتر روزنامه و کل باید از خودکار آبی یا مشکی استفاده شود. به هیچ عنوان از خودکارهای سبز، قرمز، مداد، روان نویس و … استفاده نشود. اگر به هر دلیلی اشتباهی در نوشتن این دفاتر رخ داد باید آن را با رنگ قرمز مشخص کرد و خط خوردگی نباید به نحوی باشد که متن قبلی خوانده نشود. سپس متن یا مبلغ صحیح با خودکار آبی یا مشکی در بالای آن درج شود. نکته مهمی که وجود دارد این است که در تحریر دفاتر قانونی نباید میزان اشتباهات و خط خوردگی ها بیش از حد باشد. زیرا توسط ممیزین مالیاتی ن رد می شود و مورد تایید نخواهند بود.

موارد عدم قبول تحریر دفاتر قانونی

عدم تطابق تحریر دفاتر قانونی با استانداردهای حسابداری*

*خدشه کار کردن دفاتر توسط پاک کردن، تراشیدن و

مخدوش کردن پلمپ و کم بودن تعداد برگه های دفاتر*

زیاد بودن سفیدی یا سفید ماندن تمام صفحه*

ثبت تمام یا بخشی از فعالیت ها در بین سطرها*

ثبت تمام یا بخشی از فعالیت ها در حاشیه دفاتر*

تاخیر در ثبت رویدادها و عدم رعایت تقدم*

پاک کردن اطلاعات ثبت شده به منظور تقلب و دستکاری*

عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر قانونی ( حتی اگر سفید باشد و مورد استفاده قرار نگرفته باشد.)

پلمپ نشدن دفاتر قانونی به واسطه اداره ثبت شرکت ها و مراجع ذی ربط*

جدا کردن یک یا چند برگ از صفحات دفاتر*

*عدم ثبت فعالیت های مالی شعبه ها در دفتر مرکزی

عدم تطابق اطلاعات ثبت شده در دفاتر با اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای حسابداری*

تغییر نرم افزار حسابداری بدون اطلاع رسانی به سازمان امور مالیاتی*

*عدم ثبت اطلاعات با پول و زبان رایج کشور

اگر دفاتر قانونی به یکی از دلایل فوق رد شوند، بازرس مالیاتی موظف است مراتب را بیان کند و آن را به اطلاع مودی برساند. همچنین پرونده را به منظور رسیدگی، به هیات مربوطه ارجاع دهد. مودی به مدت ۳۰ روز بعد از تاریخ ابلاغ باید به هیات مربوطه مراجعه کند و توضیحات خود را به طور کتبی بیان کند.