دفتر کل چیست؟
دفتر کل، بخشی اساسی از سیستم حسابداری است که برای تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه در نرم‌افزار مالی استفاده میشود. این دفاتر برای ثبت عملیات مالی که از نظر حسابداری اهمیت دارند، طراحی شده است. معمولاً فواصل زمانی بین ثبت رویدادها در دفتر کل و روزنامه بیشتر است. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به حساب وجوه نقد در یک سرفصل خاص ثبت میشود و شماره‌های صفحات ترازنامه از صفحه ۱ به بالا پیوسته می‌شوند.
ترازان حساب به عنوان یکی از بهترین شرکت های حسابداری در کرج و تهران، می تواند مشاوره رایگان تلفنی در زمینه ثبت دفاتر قانونی، کلیه خدمات مالیاتی، آمورش و راه اندازی سامانه مودیان، ثبت دفتر کل حسابداری داشته باشد. برای دریافت کلیه خدمات با بهترین راه کارها با ما همراه باشید.
دفتر کل در حسابداری چیست؟
ترتیب نگارش حسابها در دفاتر کل با ترتیبی همانند قرارگیری حسابها در ترازنامه انجام میشود. برای استفاده از هر گونه خدمات مالیاتی در تهران می توانید با شماره های شرکت حسابداری تراران حساب تماس بگیرید.
بعد از ثبت اطلاعات مربوط به هر معامله در اسناد و ثبت اسناد مربوط به آن در دفتر روزنامه، هر مبلغی که در ستون “بدهکار” دفتر روزنامه درج شده، به طرف مربوط به آن حساب در دفتر کل منتقل میشود و همچنین هر مبلغ مندرج در ستون “بستانکار” به طرف مربوط به آن حساب دردفاتر مربوطه انتقال می‌یابد.
در عمل، بسیاری از موسسات از فرم چاپی حسابها به جای حساب‌های T استفاده می‌کنند. عموما، دفاتری وجود دارند که شامل فرم‌های چاپ شده حساب می‌شوند و به آن‌ها دفتر کل گفته میشود. می‌توان مجموعه حسابها را در جایی دیگر نگهداری کرد، مانند استفاده از کارت‌ها یا اوراق آزاد که جزء دفتر کل هستند. بنابراین، مجموع حسابها، به همان ترتیبی که در صورت‌های مالی منعکس میشود، دفتر کل را تشکیل می‌دهد.
برای شناسایی حسابها یک شماره مخصوص در نظر گرفته می شود ، به همین دلیل حساب‌های مشابه گروه بندی میشود.
در این دفاتر، همه حسابها بعد از طبقه بندي شدن، به صورت جداگانه در آن نگهداري مي شوند. اين حسابها ممكن است بصورت صفحات جداگانه و يا به صورت كارتها و اوراق آزاد باشند. البته بر اساس قانون تجارت ايران، استفاده از كارت، جایز نيست.
روش ثبت و نوشتن دفتر کل حسابداری
توجه داشته باشید که اگر بخواهیم به صورت خیلی ساده این موضوع را توضیح دهیم، باید بگوییم که در این دفاتر، هر صفحه آن به یک حساب اختصاص یافته و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را باید در آن ثبت کنیم. یعنی باید مشخص کنیم که حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده است و در چه تاریخی بستانکار گردیده و نیز مانده نهایی آن چه مبلغی است.
بنابراین اصولا یک دفتر کل باید دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح باشد و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در انتها یک ستون که مانده حساب را نشان می دهد. ( لازم به ذکر است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد، که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده، نوشته خواهد شد ). جهت انجام کلیه خدمات حسابداری در کرج و همچنین در تهران می توانید با مشاوران شرکت حسابداری ترازان حساب در ارتباط باشید.
متداولترین فرم حساب‌های دفتر کل چگونه است؟
فرم حساب‌های دفتر کل که معمولا بالا ترین فرم حساب ها است، در واقع فرم T نامیده میشود که هر یک از صفحات این فرم به چندین ستون تقسیم میشود و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تشکیل میشود:
۷ ستون شامل شماره ثبت در دفتر روزنامه، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار، تشخیص و مانده. به‌یاد داشته باشید که انتقال اعداد از روزنامه حسابداری به حساب‌های مربوط در دفترکل جهت دسته‌بندی فعالیت‌های مالی انجام میشود.
- عنوان حساب
در بالای صفحات یا کارت‌های مربوط به هر حساب، نام و شماره حساب مذکور ذکر میشود.
- ستون تاریخ
در این ستون ثبت تاریخ روزنامه، که تاریخ وقوع معاملات را نشان می‌دهد، نوشته میشود و نه تاریخ انتقال اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل. این ستون همانند ستون تاریخ دفاتر روزنامه به دو قسمت تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم میشود. تاریخ سال زیر عنوان “تاریخ” قرار داده میشود و تاریخ ماه و روز آن برای هر آیتم تکرار میشود، با استثنای نخستین سطر هر صفحه یا آغاز ماه جدید.
- ستون شرح
عموماً در این بخش، خلاصه‌ای از معاملات نوشته میشود. با این حال، برخی حسابداران تنها عبارت “به شرح دفتر روزنامه” را نوشته و از آن استفاده می‌کنند.
- ستون عطف
می‌توانید در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه را در مقابل هر یک از اقلام نقل شده ثبت نمایید.
- ستون مبلغ
در این فرم، دو ستون وجود دارد. یکی از ستونها برای ثبت مبالغ بدهکار در سمت راست و ستون دیگر برای مبالغ بستانکار در سمت چپ.
نکات قانونی دفتر کل حسابداری
- ماده ۵ آیین نامه تحریر دفاتر موضوع ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم
تمام تراکنش‌های ثبت شده در دفاتر مختلف بر اساس سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات ویژه‌ای ثبت می‌شوند. این کاربرد برای فراهم کردن اطلاعات لازم برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه می‌باشد.
- ماده ۸ قانون تجارت
یک تاجر باید تمام معاملات را حداقل یک بار در هفته از دفتر روزانه استخراج می کند. او باید انواع مختلف معاملات را تشخیص دهد و آن‌ها را در صفحه‌های مخصوصی درآنجا به‌طور خلاصه ثبت کند.
در چه صورت دفتر کل ممکن است رد شود؟
در صورتی که با موارد قانونی منطبق نبوده و الزامات قانونی تعیین شده را رعایت نکرده باشند، امکان دارد از نظر کارشناس مالی مربوطه تایید نشده و یارپذیرفته نگردد که اصطلاحا به آن ” رد دفاتر” گفته میشود. از جمله به موارد زیر نیز می توان اشاره کرد:
- استفاده کردن از دفاتر سال‌های قبل
- ثبت نمودن اطلاعات غلط و غیر واقعی
- ثبت نکردن فعالیت و اطلاعاتی که مربوط به دیگر شعب شرکت مربوطه باشد
- عدم ثبت نمودن یک و یا چند فعالیت
- تراشیده شدن، مخدوش شدن، پاک شدن و یا محو شدن مندرجات در آن
- خارج شدن دفتر از پلمپ و همچنین فاقد یک یا چند برگ بودن
- سفید گذاشتن بیش از حد و یا همه صفحات
زمان اقدام جهت اخذ دفاتر کل حسابداری
زمان اقدام برای اخذ دفاتر کل حسابداری مربوط به هر سال مالی، از سازمان امور مالیاتی یک سال قبل از آن یعنی قبل از شروع سال مالی جدید می باشد و در صورتی که بعد از این زمان جهت اخذ دفاتر قانونی پلمپ شده اقدام گردد، شامل جریمه می‌گردد. همچنین در صورتی که صفحات دفتر زودتر از موعد ذکر شده تمام شود می توان جهت اخذ این دفاتر هرچه سریع تر اقدامات لازم را انجام داد.
علت نیاز به دفتر کل در حسابداری
دسترسی به همه اطلاعات حساب‌های مندرج در دفتر روزنامه امکان پذیر نیست، از این رو جهت رفع این مشکل از دفتر کل استفاده می شود. در حقیقت ساختار دفتر کل به شکلی است که با انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، به راحتی می‌توان براحتی به اطلاعات مورد نیاز مربوط به هر رویداد مالی دسترسی پیدا نمود. از جمله مواردی که نیاز به دفتر کل در حسابداری را شامل می شود، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- نشان دهنده وضعیت هر کدام از حسابها از لحاظ بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب می باشد.
- سند رسمی برای کاهش اشتباهات حسابداری در رابطه با عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و همچنین ثبت تکراری آن‌ها و نیز چک نمودن آن‌ها مطابق با نیاز است.
- نشان دهنده کلیه جزئیات مربوط به یک رویداد مالی است مانند تاریخ، نام طرف معامله، میزان معامله صورت گرفته، میزان بدهکاری و بستانکاری.
- طبقه بندی کردن اطلاعات مالی به ترتیب تاریخ برای سهولت دسترسی به اطلاعات
علت اهمیت دفتر کل در حسابداری
همان طور که بیان کردیم، در دفتر کل برای هر حساب خاص، یک صفحه تخصیص داده میشود تا همه رویدادهای مالی مربوط به آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده اند به ترتیب تاریخ وقوع رویداد مالی، به صفحه مختص خود در دفتر کل انتقال یابند. لذا با توجه به اینکه تمامی حساب‌های یک شرکت و یا یک مجموعه اقتصادی به صورت کاملا مجزا در دفتر کل ثبت شده، این دفتر قانونی را می توان جزو یکی از مهمترین دفاتر قانونی شرکت‌ها و موسسات در نظر گرفت.
انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل برای هرکسی می‌تواند زمان متفاوتی داشته باشد و مطابق با حجم اطلاعاتی که در مجموعه است، به صورت هفتگی، ده روز یک بار یا دو هفته یک بار و … باشد.
سخن پایانی
با پیشرفت تکنولوژی و تمایل به سرعت هر چه بیشتر و پیچیدگی هر چه کم‌تر در تمامی جنبه‌های دنیای این روزها از جمله حوزه حسابداری، استفاده نمودن از خدمات حسابداری در تهران، کمک بسیار قابل توجهی جهت صرفه جویی در وقت و هزینه است.
در رابطه با دفاتر کل حسابداری هم می‌توان از موسسه حسابداری تراران حساب کمک گرفته تا جهت انجام خدمات حسابداری در تهران و ثبت نمودن دفاتر مختلف حسابداری از جمله دفتر کل بتوانید با خیال راحت امور خود را به کارشناسان این شرکت سپرده و مطمئن شوید که این کار به درستی انجام می شود.
