فاکتور رسمی چیست و چه مشخصاتی دارد؟
فاکتور رسمی از جمله موارد ضروری است که در فرآیند خرید و فروش کالاها، اجناس و خدمات، برای رسمیت دادن به تراکنش‌های مالی استفاده می‌شود. این فاکتور به فرد کمک می‌کند تا بدون دخالت در مسائل و خدمات مالیاتی، معاملات خود را انجام دهد. بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی، فاکتور رسمی که مورد تأیید دارایی است، تنظیم می‌شود.
در واقع، صدور فاکتور رسمی برای همه کسب و کارها، بزرگ یا کوچک، ضروری است و مانع احتمال هرگونه سودجویی می‌شود. ترازان حساب بعنوان بهترین شرکت حسابداری، با توجه به جدیدترین تکنولوژی‌ها و استفاده از منابع و طراحی های حرفه‌ای، تلاش دارد تا بهترین خدمات حسابداری و مالیاتی را به مشتریان ارائه دهد. بهره‌برداری از خدمات موسسه مالی و حسابداری ترازان حساب، می‌تواند مدیریت حسابهای شما را بسیار آسان‌تر و کارآمدتر نماید.
فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور رسمی، فاکتوری است که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و طبق بند ۱۹ مالیات بر ارزش افزوده چاپ می‌شود. فاکتور رسمی به عنوان یک سند تجاری مورد تایید دارایی است و اطلاعاتی مثل نام شرکت، تاریخ، مشخصات محصول، شماره فاکتور، قیمت و مبلغ کل فاکتور را شامل می‌شود. این سند یک دلیل مالی برای خریدار و فروشنده است که نشان می‌دهد مبلغی توسط خریدار به فروشنده و در عوض دریافت کالا یا خدمات پرداخت شده است. فاکتور رسمی باید مشخصات معامله را به صورت کامل نشان دهد و حاوی اطلاعات صحیح باشد.
اهمیت صدور فاکتور رسمی
فاکتور یک سند مالی می باشد که توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود. هنگام خرید اجناس و کالا‌های مختلف می‌توانید از فروشنده، فاکتور رسمی بگیرید. این فاکتور که جزئیات فروش کالا در آن درج شده، اعتبار رسمی دارد و از گیر افتادن در یک سری جرایم مالیاتی جلوگیری می‌کند. از این رو برای دارندگان سازمان‌ها و کسب و کار‌های مختلف، ضروری است.
چرا باید از فروشنده فاکتور رسمی بگیریم؟
اکنون سوال پیش می‌آید که دلیل ارائه فاکتور رسمی چیست؟ فاکتور، نشان دهنده خرید و معامله‌ای است که بین خریدار و فروشنده انجام شده است. این سند ضروری برای انجام تراکنش‌های تجاری در خیلی از کشورها ارائه می‌شود. از طرف دیگر در بیشتر بانک‌ها و موسسات مالی از فاکتور برای انجام تراکنش‌های رسمی و انتقال وجه استفاده می‌کنند. بنابراین فاکتور دارای انواع گوناگونی است و هر نوع آن کاربرد خاصی دارد.
مهمترین آیتم‌هایی که باید در فاکتور رسمی نوشته شود:
- نام و آدرس خریدار
- نام و آدرس فروشنده
- تاریخ و شماره فاکتور
- مجموع فاکتور
- شرایط پرداخت
- مالیات و عوارض
- قیمت هر کالا به همراه مبلغ کل
- شرح کامل خدمات، کالاها و اجناس
برای داشتن معامله‌ای واضح و بدون نقص، این اطلاعات باید به‌صورت دقیق و کامل در فاکتور رسمی نوشته شوند. فاکتور به عنوان یک سند قانونی از بروز هر نوع اختلاف یا نارضایتی در معامله جلوگیری می‌کند. همچنین به عنوان یک مدرک معتبر و قابل قبول برای حل اختلافات این چنینی کاربرد دارد.
تفاوت فاکتور غیررسمی و فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور رسمی به عنوان یک سند حقوقی برای خریدار صادر می‌شود. این سند که دست فروشنده است از مدارک مالی شرکت بوده و اطلاعات گفته شده را در آن می‌نویسند. فاکتور با رعایت قوانین مالی و مالیاتی منتشر می‌شود، در حالی که صدور فاکتور معمولی یا غیررسمی به عنوان یک رسید مالی و برای اثبات پرداخت به مشتری صورت می‌گیرد. این فاکتور هم شامل جزئیاتی مثل آدرس، تاریخ، توضیحات کالا و… بوده و بیشتر به عنوان یک سند حقوقی غیررسمی استفاده می‌شود.
بنابراین، تفاوت اصلی میان فاکتور غیررسمی و فاکتور رسمی در این است که فاکتور رسمی یک سند حقوقی رسمی است که باید مطابق با قوانین و به صورت دقیق صادر شود و از لحاظ مالی و مالیاتی تایید شده باشد، در حالی که فاکتور غیررسمی تنها به عنوان یک سند حقوقی غیررسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انواع فاکتورها
فاکتورها در دو دسته‌بندی رسمی یا غیررسمی قرار می‌گیرند. البته بر اساس کاربرد و همچنین جزئیات اطلاعات، فاکتورها انواع مختلفی دارند. انواع فاکتورها عبارت‌اند از:
فاکتور خرید: این فاکتور که برای خرید کالا و خدمات کاربرد دارد، شامل جزئیات کامل محصولات به همراه قیمت و مبلغ کل آن‌ها است.
فاکتور فروش: این فاکتور هم مثل فاکتور خرید نشان دهنده جزئیات کامل محصولات و خدمات، قیمت و مبلغ کل آن‌ها است که برای فروش کالاها یا خدمات به مشتریان کاربرد دارد.
فاکتور صادراتی: این فاکتور که برای فروش کالاها و خدمات به کشور‌های خارجی کاربرد دارد، جزئیات کامل محصولات را نشان داده و شامل شرایط صادرات و پرداخت به زبان انگلیسی است.
فاکتور تضمینی: این فاکتور برای اطمینان از پرداخت مبلغ کامل به فروشنده استفاده می‌شود. در این فاکتور، فروشنده مبلغ تضمینی را در قسمت بالایی آن می‌نویسد و خریدار قبل از دریافت کالا، مبلغ را به حساب فروشنده واریز می‌کند.
فاکتور برگشت از فروش: در صورت لغو سفارش و بازگرداندن کالا از این فاکتور استفاده می‌شود که شامل مبلغ بازگشتی به مشتری و جزئیات کامل محصولات یا خدمات است.
نحوه تشخیص یک فاکتور رسمی معتبر
با توجه به اینکه ماموران دارایی باید رسمی بودن یک فاکتور را تعیین کنند، تشخیص فاکتور معتبر مهم است. اما نشانه‌های معتبر بودن یک فاکتور رسمی چیست؟ با استفاده از موارد زیر می‌توان تشخیص داد:
- اطلاعات فروشنده و خریدار
- آدرس کامل و نیز نام شرکت با کد ملی
- کد اقتصادی، کد پستی و شماره تلفن
- شماره ثبت
- وجود مهر و امضاء
- فاکتور رسمی شامل امضای طرفین و بدون هیچ گونه خط خوردگی
- مالیات، عوارض و تخفیفات: کالا‌های ثبت شده در فاکتور باید نام، تعداد و قیمت داشته باشند. در صورت داشتن تخفیف هم، مبلغ مشخصی کم شده و در آخر، کل مبلغ با مالیات و ارزش افزوده مشخص می‌شوند.
- وجود شماره سریال، مهمترین ویژگی فاکتور رسمی معتبر، وجود شماره سریال است که آن را از فاکتورهای دیگر متمایز می‌کند.
نحوه صدور فاکتور رسمی
اگر قصد صدور فاکتور رسمی را دارید، قبل از هرگونه اقدامی با قوانین و مقررات مربوط به این حوزه آشنا شوید. موارد زیر از جمله نکاتی هستند که باید آن‌ها را در نظر بگیرید:
- دریافت سفارش و ثبت آن
- صدور فاکتور و تحویل کالا
- دریافت وجه و نیز ثبت در سیستم مالی
- نگهداری فاکتور
فاکتور رسمی به روش‌های مختلفی تهیه می‌شود. بنابراین شما می‌توانید از انواع کاغذ‌های فیزیکی، فاکتورهای آنلاین، نرم‌افزار‌های پرداختی و… استفاده کنید. امروزه بیشتر فاکتورها به‌صورت خودکار و به وسیله نرم‌افزار‌های حسابداری برای مشتریان صادر می‌شوند.
فاکتور رسمی چه کاربردی دارد؟
بعد از آشنایی با مفهوم فاکتور رسمی، تفاوت آن با فاکتور غیر رسمی، نحوه تشخیص فاکتور رسمی و معتبر و… اکنون سوال پیش می‌آید که کاربرد فاکتور رسمی چیست؟ فاکتور به عنوان یک سند رسمی و حقوقی بسیار مهم، برای کسب‌وکار‌ها و مشتریان اهمیت دارد. از مهمترین کاربرد‌های فاکتور به عنوان نمونه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت دقیق و معتبر فروش و خدمات ارائه شده
- بررسی دقیق محصولات و خدمات ارائه شده توسط مشتری
- وجود یک سند رسمی برای تعیین مالیات و عوارض
- کاربرد در اخذ تسهیلات بانکی و یا اعتباری برای کسب و کارها
- عرضه به مشتری به عنوان سند رسمی و حقوقی برای اثبات خرید و پرداخت مبلغ
- ردیابی درآمد و هزینه‌های مربوط به کسب و کار
- تجزیه و تحلیل دقیق فروش و همچنین موجودی کالا
- توجه بیشتر به امور مالی و نیز کسب درآمد برای سازمان
منظور از فاکتور رسمی فروش چیست؟
فاکتور رسمی فروش به عنوان یک سند کاملا معتبر برای ثبت فروش و خدمات ارائه شده استفاده می‌شود. این فاکتور که معمولا برای کسب‌وکار‌ها کاربرد دارد، سندی است که مشخصات فروشنده و خریدار، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مربوط به فروش را نشان می‌دهد. فاکتور رسمی فروش یکی از مهمترین فاکتورهای رسمی برای کسب‌وکار‌ها است که به عنوان یک سند رسمی در برابر گزارشات مالی و مالیاتی استفاده می‌شود. در واقع فاکتورهای رسمی شواهدی هستند برای کسب درآمد که معتبر و قابل اطمینان بوده و خریداری محصولات یا خدمات و همچنین پرداخت مبالغ مستحق به فروشنده را ثابت می‌کنند.
کاربرد‌های فاکتور رسمی فروش
فروش محصولات فیزیکی: بیشترین کاربرد این فاکتور مربوط به فروش محصولات فیزیکی می باشد. ارائه فاکتور برای خریدار به اندازه ای مهم است که حتی در خرید اینترنتی هم اهمیت دارد.
فروش خدمات: فاکتور رسمی فقط برای فروش کالا‌های فیزیکی استفاده نمی‌شود. این سند رسمی برای ارائه خدمات اشتراکی هم کاربرد دارد.
بنگاه‌های اقتصادی: هر بنگاه مالیات دهنده‌ای باید بتواند فاکتور صادر کند تا در زمان ثبت مالیات، آن‌ها را مورد بررسی قرار دهند.
انواع فاکتور رسمی فروش
فاکتورهای فروش شامل فاکتورهای رسمی و غیررسمی هستند که فاکتورهای رسمی مطابق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم می‌شوند و مورد تایید سازمان امور مالیاتی هستند. انواع فاکتورهای فروش رسمی عبارت‌اند از:
- فاکتور فروش نوع اول: این فاکتور دارای مشخصات خریدار و فروشنده، کد اقتصادی، کد پستی، سریال چاپی، تاریخ، مبلغ و اطلاعات کالا است.
- فاکتور فروش نوع دوم: صدور این فاکتور با استفاده از سامانه صندوق مکانیزه فروش انجام می‌شود و شامل اطلاعاتی مثل تاریخ، شماره سریال ماشینی، مشخصات کالاها و خدمات فروخته شده، مبلغ و میزان آن است.
- فاکتور فروش نوع سوم: این فاکتور به‌صورت حساب الکترونیکی صادر شده و در سامانه معاملات فصلی ثبت می‌شود.
هزینه صدور فاکتور رسمی فروش
صدور فاکتور رسمی فروش، هزینه‌ای ندارد. ارائه‌دهندگان کالا و همچنین خدمات می‌توانند این فاکتور را به‌صورت رایگان دریافت کنند. البته اگر صدور فاکتور فروش به شرکت حسابداری واگذار شده باشد، پرداخت هزینه به آن‌ها ضروری است.
صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی الزامی می باشد؟
بر اساس قوانین سازمان و امور مالیاتی این فاکتور برای تمام اصنافی که فعالیت اقتصادی دارند، الزامی است. از طرف دیگر مشاغل دارای گواهی ارزش افزوده نیز باید فاکتور‌هایی را به اداره مالیات تحویل دهند. در غیر این صورت متحمل جرایم سنگینی می‌شوند.
مهمترین نکات برای چاپ فاکتورهای رسمی
- استفاده از کاغذ‌های A۴ و A۵
- تعداد نسخ به صورت ۲ یا ۳ برگی به انتخاب فرد
- استفاده از کاغذ تحریر ۶۰ گرمی برای نوشتن به صورت دستی و استفاده از کاغذ تحریر ۸۰ گرمی برای پرینتر
فاکتور رسمی را از کجا بگیریم؟
با استفاده از نرم‌افزار‌های حسابداری می‌توانید صدور انواع فاکتورهای رسمی، غیر رسمی، شرکتی، فروشگاهی و… را انجام دهید. در حال حاضر با صادر کردن صورتحساب به سامانه مودیان مودیان می‌توانید دسترسی اداره امور مالیاتی به فاکتورها را امکان‌پذیر کنید. بدین ترتیب انواع فاکتورهای فروش را به‌صورت الکترونیک صادر و آن‌ها را چاپ می‌کنید.
تفاوت فاکتور صوری و فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور صوری شبیه به فاکتور مورد تایید سازمان مالیات است، اما در اصل جعلی بوده و اعتبار ندارد. صدور چنین فاکتوری، غیر قانونی است و جرم محسوب می‌شود. به عنوان یک خریدار و فروشنده باید توانایی تشخیص فاکتور صوری را داشته باشید. در واقع شما باید بدانید که تفاوت فاکتور صوری با فاکتور رسمی چیست؟ بنابراین حتما موارد زیر را چک کنید:
- ابتدا مطمئن شوید که شرکت صادر‌کننده فاکتور، صوری و روی کاغذ نباشد.
- چک کنید که فروشنده کالا یا خدمات از طریق یک شرکت منحل شده، فاکتور را صادر نکرده باشد.
- مطمئن شوید که شناسه ملی اعلام شده توسط فروشنده صحیح است.
- کنترل اعتبار گواهی ارزش افزوده را فراموش نکنید.
- مطمئن شوید که فعالیت فرد صادر‌کننده فاکتور با کالای درج شده تناسب دارد.
- چک کردن مستندات حمل مثل بارنامه جاده‌ای را فراموش نکنید.
- از انطباق دادن مستندات پرداخت با فاکتور غافل نشوید.
کنترل فاکتورهای صوری توسط اداره مالیات
سازمان امور مالیاتی با بررسی شناسه اقتصادی و کد ملی هر شرکت و شخص حقیقی و حقوقی، اسناد مالی و حسابداری را مورد بررسی قرار می‌دهد. به طور کلی این سازمان برای کنترل فاکتورهای صوری این کارها را انجام می‌دهد:
- بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
- بررسی کد فروش ارائه‌دهندگان کالا و خدمات
- بررسی اعتبار فیش‌ها و چک‌های بانکی و اسناد پرداخت
- بررسی نوع فاکتور، صادر‌کننده و خدمات فروش رفته در فاکتور
- بررسی بارنامه و مستندات مربوط به کالا‌های فیزیکی و همچنین ترابری محصولات
- اعتبار سنجی شناسه ملی سازمان و اطمینان از فعال بودن واحد اقتصادی
منظور از مالیات بر ارزش افزوده در فرایند ارائه فاکتور رسمی چیست؟
منظور از مالیات ارزش افزوده در فرایند ارائه فاکتور رسمی چیست؟ این مولفه، مالیات غیر مستقیم است که بر تفاوت ارزش کالای عرضه شده با ارزش کالای خریداری شده در یک دوره معین وضع می‌شود. هر کالا و خدماتی برای بنگاه معاملاتی، هزینه دارد. وقتی قیمت فروش بیشتر از هزینه‌های اولیه برای ساخت باشد، مالیات بر ارزش افزوده برای آن در نظر گرفته می‌شود. بنابراین اختلاف قیمت بین مواد و هزینه‌های اولیه و قیمت فروش است.
قوانین مالیات در ارتباط با فاکتور فروش
بعضی افراد تصور می‌کنند که صدور فاکتور رسمی تنها برای شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ ضرورت دارد، در حالی که اینطور نیست. ارائه فاکتور برای خریداران تمام بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ باید انجام شود. پس تفاوتی ندارد که مخاطب کالای شما اشخاص حقیقی هستند و یا حقوقی. هر کسب‌وکاری که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده است، باید به مشتریان خود فاکتور رسمی بدهد. در غیر این صورت مرتکب جرم می‌شود. نکته مهم دیگر هم این است که صدور فاکتور رسمی تنها برای فروش کالا‌های فیزیکی ضرورت ندارد، بلکه برای فروش خدمات هم لازم است.
سخن پایانی
اکنون که می‌دانید فاکتور رسمی چیست و با همه چیز درباره آن آشنا شدید، از این ابزار مدیریت امور مالی استفاده کرده و تاثیر‌گذاری خود در بازار را افزایش دهید. با ارائه فاکتور رسمی به مشتریان خود نشان می‌دهید که از حقوق آن‌ها آگاه هستید و کسب‌وکار خودتان برایتان اهمیت دارد. به طور کلی استفاده از فاکتور رسمی برای انواع کسب‌وکار‌ها ضروری است و این سند در محاسبه دقیق مالیات و بدهی‌های دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
به همین دلیل می‌تواند نقش مهمی در افزایش اعتبار شما در صنعت داشته باشد. اگر شما هم می‌خواهید فاکتور رسمی کسب‌وکار خود را به‌صورت اصولی صادر کنید و فاکتور مورد تایید اداره مالیات را داشته باشید، می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی درج شده در سایت ترازان حساب با ما در ارتباط باشید. شما می‌توانید از خدمات مشاوره مالی و مالیاتی، اعزام حسابدار و خدمات دیگر مجموعه ترازان حساب استفاده کنید.
02632237044
رایج‌ترین سوالات در ارتباط با فاکتورهای رسمی
- آیا ماموران دارایی فاکتور رسمی حسابداری تهیه شده با نرم‌افزار اکسل و چاپ شده با پرینتر معمولی را تایید می‌کنند؟
خیر، فاکتورهای رسمی باید شماره سریال قرمز برجسته داشته باشند. البته امکان استفاده از نمونه غیر برجسته هم وجود دارد. اما حتما باید در فاکتور استاندارد ثابت شود که شماره سریالی است.
- آیا فاکتورهای مرسوم در معاملات روزمره بنگاه‌های اقتصادی کوچک بدون درج مشخصات فروشنده و خریدار توسط دارایی تایید می‌شوند؟
فرم داخلی یا گزارش‌های تنخواه برای معاملات روزمره و جزئی با بنگاه‌های اقتصادی کوچک که هزینه زیادی ندارند، استفاده می‌شود. به طور معمول ممیزی در این موارد سخت‌گیری ندارد و تنها اگر مبلغ مورد نظر زیاد باشد به آن توجه می‌کنند.
- آیا فاکتورهای خرید و فروش با ذکر مشخصات فروشنده و بدون درج ارزش افزوده مورد تایید هستند؟
در صورت وجود مدارک رسمی برای خرید یا فروش، فاکتور فروش کالا و خدمات تایید می‌شود.
- آیا عکس فاکتور رسمی مورد تایید مالیات است؟
خیر، فاکتورهای رسمی حتما باید به‌صورت اصل و چاپ شده باشند. داشتن شماره سریال و مشخصات استاندارد هم مهم است. پس عکس فاکتور رسمی و کپی آن فاقد اعتبار هستند.